Von Prozessen zu Potenzialen. Digitalisierung als Treiber für Innovation und Effizienz.

Digitalisierung ist mehr als nur ein Trend – sie ist eine Notwendigkeit, um in einer sich wandelnden Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Deka Immobilien hat diesen Wandel frühzeitig erkannt und setzt seit über einem Jahrzehnt auf innovative Technologien und Prozessoptimierungen.

  • Was bedeutet Digitalisierung für Deka Immobilien konkret?

  • Wie werden Prozesse optimiert, Technologien integriert und neue Standards gesetzt? 

  • Wie Deka Immobilien die Digitalisierung strategisch nutzt?

Einblicke von Gesa Wilms, COO Deka Immobilien.

Frau Wilms, wie definiert Deka Immobilien Digitalisierung und welchen Stellenwert hat die Prozessautomatisierung dabei?

Gesa Wilms:
Digitalisierung wird oft als digitale Umwandlung von Informationen und Kommunikation definiert. Wir sehen sie jedoch als umfassende Prozessoptimierung der gesamten Wertschöpfungskette, die über Soft- und Hardware hinausgeht und nicht produktspezifisch ist. Ziel ist es, bestehende Prozesse zu überdenken und zukunftstauglich zu machen, um die technologische Veränderung des Arbeitsalltags antizipatorisch und gestaltend zu berücksichtigen. Prozesse müssen an die digitale Umwelt angepasst werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Digitalisierung soll Prozesse erleichtern und beschleunigen, entweder durch systemseitige Eigenentwicklung oder Anpassung bestehender Marktlösungen.

Können Sie sich an das erstes Projekt mit diesem Ziel erinnern? Was wurde seither in Ihrem Unternehmen mithilfe digitaler Technologien automatisiert?

Gesa Wilms:
Wir transformieren aktiv seit 2012 die Technologie im Unternehmen und haben uns für eine Kombination aus Eigenentwicklung und Anpassung einer bestehenden Marktlösung entschieden. Mit Einführung eines Enterprise Content Management Systems – kurz DMS - werden das Geschäftsmodell und die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette auf den Prüfstand gestellt. Dabei agieren wir als Innovatoren: Das Dokumentenmanagement-System ist in Zusammenarbeit mit der Gesellschaft zur Immobiliennahen Forschung (GIF) zur Marktreife gebracht worden und beeinflusst über die Grenzen der Deka Immobilien hinaus, wie Immobilientransaktionen abgewickelt werden. Damit setzen wir Branchenstandard.

An das DMS haben wir sukzessive unsere externen Property Manager im In- wie im Ausland angebunden. Externe Daten nunmehr automatisiert eingespielt zu bekommen, hat uns einen maßgeblichen Effizienzfortschritt gebracht – auch weil dadurch manuelle Fehler vermieden und eine höhere Datenqualität sichergestellt werden kann.

In welchen Bereichen konnte Deka Immobilien noch ihre Prozesseffizienz signifikant steigern? 

Gesa Wilms:
Künstliche Intelligenz wird immer stärker in der Datenanalyse von Dokumenten eingesetzt werden können. Der Fokus der KI wird in der Aufbereitung der Daten liegen. Somit kann sich der Mitarbeitende verstärkt um die tatsächlichen Problemfelder kümmern.

Aber auch bei den typischen immobilienwirtschaftlichen Prozesse wie die Vermietung sehen wir Potenzial. Eine wesentliche Hürde in der Vermietung besteht darin, mit den Mietinteressenten eine optimale individuelle Konfiguration und Planung des Nutzerausbaus durchzuführen. Hier wird der Prozess heute noch von Excelsheets und Skizzen geprägt und kann so schon mal mehrere Monate dauern. In dem mit Drees & Sommer  entwickeltes Tool ist der Prozess komplett digitalisiert. Der Kunde konfiguriert seine Mietfläche einfach online, sieht jederzeit die Kosten und kann seine Fläche auch ebenso jederzeit virtuell

ESG ist omnipräsent. Welchen Beitrag kann Digitalisierung hier leisten?

Gesa Wilms:
Die ESG-Kriterien bringen Bewegung in die Immobilienbranche und erfordern eine umfangreiche und gepflegte Datenstruktur, um Nachhaltigkeit und Sozialverantwortung messbar zu machen. Neue Daten müssen gesammelt, strukturiert und aktualisiert werden, wobei die Granularität und Detaillierung der ESG-Daten die Haupttreiber für Technologieinvestitionen sind. Die Umsetzung und Steuerung von ESG-Konzepten und Portfolios sind ohne Digitalisierung undenkbar, wobei Transparenz und Szenarioanalysen entscheidend sind. Eine Herausforderung besteht darin, strategische Fragestellungen datenbasiert in konkretes Handeln zu übersetzen. Oft wird die Digitalisierung von Gebäuden mit Energieeffizienz verwechselt, wobei Technologien nicht nachhaltig sind, wenn sie hohen Wartungsaufwand erfordern oder schnell veralten. Digitalisierung kann sowohl Fluch als auch Segen sein.