Der effiziente Umgang mit Immobiliendaten ist eine der großen Herausforderungen im modernen Asset Management. Wir nutzen daher neuste Technologien und Künstliche Intelligenz, um die Dokumente von Objekten noch besser zu verwalten.
Der Weg zur digitalen Objektakte
Kaum eine Branche nutzt so viele heterogene Daten und Dokumente wie die Immobilienbranche - ob bei Transaktionen, dem Reporting für Investoren oder in der Verwaltung der Immobilien. Bereits die Anpassungen von Mietverträgen erzeugen eine Vielzahl neuer Dokumente. Bei einer Büroimmobilie oder einem Shopping-Center fallen schnell einmal 6.000 bis 8.500 Dokumente im Jahr an. Bei der Deka Immobilien hat sich zudem innerhalb der vergangen zehn Jahre das Immobilienvermögen fast verdoppelt. Damit einher geht ein Bestand von aktuell rund 2,3 Millionen Dokumenten (ohne Rechnungen) plus rund 250.000 Dokumente, die jährlich hinzukommen und auf die zentral zugegriffen werden kann.
Wir treiben Digitalisierung voran, indem wir uns technologische Weiterentwicklung zu Nutzen machen, um bestehende Prozesse zu optimieren und neue Prozesse zukunftstauglich aufzusetzen. Damit beeinflussen wir heute schon, wie in den nächsten Jahren gearbeitet wird.
Gesa WilmsCOO Deka Immobilien
Im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit steigen die Anforderung an den Umfang und die Qualität von compliance-relevanten Nachhaltigkeitsberichten. Diese Anforderung besteht für jede Immobilie.
Um das Wachstum von morgen sowie stetig steigenden Reporting- und Transparenzanforderungen zu stemmen, ist der effiziente Umgang mit Immobiliendaten die zentrale Herausforderung im modernen Asset Management.
Die Immobilien als digitales Ökosystem
Datenverfügbarkeit, -zuordnung und Einheitlichkeit – Die digitale Transformation erfasst alle Marktteilnehmer entlang des kompletten Lebenszyklus einer Immobilie: Ob Objektentwicklung, Asset Manager, Investoren, Dienstleister, Makler oder Mieter – auf dem Weg zur digitalen Immobilienwirtschaft bedarf es branchenweiter Datenstandards. Deka Immobilien stellt sich nicht nur dem digitalen Wandel, sondern treibt ihn aktiv voran.
Pionierarbeit
Die Bedeutung für den gesamten Immobilien-Life-Cycle hat die Deka Immobilien bereits im Jahr 2012 erkannt, also zu einem Zeitpunkt, als Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft noch nicht oben auf der Agenda stand.
Mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems, kurz DMS, mit einer Ablagelogik nach Dokumentenklassen und Attributen wird das Wiederfinden der unzähligen immobilienbezogenen Dokumente, die im Zusammenhang mit den Geschäftsprozessen anfallen, denkbar erleichtert.
Insgesamt haben wir über 300 objektbezogene Dokumentenklassen und über 1.000 Attribute identifiziert, sowohl für direkt gehaltene Assets, als auch für gesellschaftsrelevante Dokumente bei indirekt gehalten Investments (wie Special Purpose Vehicles). Per Knopfdruck werden beispielsweise Energieausweise auf Länder- und Immobilienebene abrufbar oder die Vollständigkeit von Kommunikation mit Mietern zum Themengebiet Nebenkostenabrechnungen nachweisbar.
Durch ein integriertes Dokumentenmanagementsystem fördern wir Digitalisierung, Transparenz und Effizienz, schaffen digitale Immobilien-Assets und legen die Basis für eine innovative, zukunftsorientierte Plattform.
Markus KlugLeiter Prozess Management Immobilien
Branchenstandard
Dieses Dokumentenklassen-Modell ist 2018 in den branchenweiten GIF-Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems geflossen. Der Kernbereich des Asset Managers ist damit erreicht.
An das DMS wurden seitdem sukzessive die externen Property Manager im In- und Ausland angebunden. Externe Daten werden dadurch direkt von der Quelle geliefert und nunmehr automatisiert eingespielt. Das führt zu einem maßgeblichen Effizienzfortschritt – auch weil dadurch manuelle Fehler vermieden und eine höhere Datenquantität und -qualität sichergestellt werden kann. Bestandsimmobilien und Immobilientransaktionen werden besser dokumentiert, nicht zuletzt deshalb, weil Lücken in der Dokumentation vom System kenntlich gemacht werden. Damit steigt die Effizienz der Zusammenarbeit zwischen externen Property Managern und der Kapitalverwaltungsgesellschaft.
Die Immobilie als Asset setzt jedoch Interaktion und Fungibilität voraus. Eine Immobilie eins zu eins auf einer Plattform abzubilden und sie so zum transparenten Handelsobjekt machen – das ist die Idee des digitalen Assets. Das DMS ist voll integriert in das Business Warehouse und andere führenden Fachlösungen (SAP, Vermietungsdatenbank, Auftragsmanagement). Das Enterprise Content Management der Deka Immobilien besteht aus verschiedenen voll integrierten Systemen, zusammengesetzt aus dem bereits erwähnten Dokumentenmanagement-System, einer Künstlichen Intelligenz zur Dokumentenattribuierung und einer Cloudlösung zu Kollaborationszwecken.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) schafft Freiräume
Seit 2018 kooperiert die Deka Immobilien mit dem PropTech Architrave, einem führenden Anbieter von intelligentem Datenmanagement in der Immobilienwirtschaft, und hält an dem Berliner Unternehmen eine Beteiligung in Höhe von zwölf Prozent. Durch den Einsatz von Zukunftstechnologien wie Machine Learning und Künstliche Intelligenz ist Architrave bestrebt, als Branchenvorreiter eine automatisierte Datenplattform für alle anfallenden Prozesse der immobilienwirtschaftlichen Wertschöpfungskette zu schaffen.
Im Rahmen der Zusammenarbeit hat Deka Immobilien die KI-Komponente Delphi für die automatische Erkennung und Sortierung von Objektdokumenten sowie die Extraktion von Dokumenteninhalten eingeführt: Durch die KI-Lösung werden Dokumente automatisch analysiert und eingelesen, korrekt benannt und schließlich automatisiert und kategorisiert abgelegt.
Künstliche Intelligenz in ihrer Variante des Machine Learning hilft immer dort, wo wiederkehrende Prozesse anfallen. Die Verschlagwortung von Dokumenten wird durch die Einbindung einer Künstlichen Intelligenz (KI) zum einen skalierbar, zum anderen werden die externe Dokumentenlieferungen in die originäre Dokumentenklassenlogik überführt und damit ins System integrierbar.
Reduzierte Routinetätigkeiten: Dokumentenverarbeitung per "drag & drop"
Aus dem ehemals aufwendigen Prozess der Dokumentensichtung und -verarbeitung wird für den Asset Manager die Dokumentenablage zu einem einfachen „drag & drop“: Dies verschafft Asset Managern Freiräume, die sich so mehr auf die Steuerung der Immobilien sowie Mieterbetreuung konzentrieren können. Die KI fungiert hier als Brückentechnologie auf dem Weg zu wirklich digitalen Prozessen - ohne Medienbrüche und mit einheitlichen Datenformaten und -standards.
Digitalisierte Immobilienverwaltung
1.200+
Externe aus 20 Ländern haben Zugriff
6+
Millionen Dokumente
10+
interne & externe Systeme angebunden
Collaboration Cloud sorgt für sichere Zusammenarbeit
Ergänzend zum Dokumentenmanagement-System und der KI-Unterstützung hat die Deka Immobilien die Collaboration Cloud eingeführt: Eine sichere Alternative zum Dokumentenaustausch mit externen Partnern für Dokumente, um schneller, flexibler und smarter gemeinsam und standortübergreifend an Projekten arbeiten zu können. Wo erforderlich, ermöglicht die Cloudlösung die effiziente Zusammenarbeit an Dokumenten mit unseren externen Partnern und sorgt gleichzeitig für eine nahtlose Integration in unser Dokumentenarchiv.
